Faire appel à un service de secrétariat médical

Les taches effectuées par un secrétaire médical sont assez complexes et nombreuses. Pour bien gérer votre patientèle, il est indispensable de collaborer avec des services de secrétariat externalisé afin de minimiser les pertes de temps. Cependant, il faudra bien choisir votre cabinet de secrétariat médical afin d’éviter tout imprévu.

Qu’est-ce que le secrétariat médical ?

La gestion des appels a toujours été un souci fondamental pour les professionnels de la médecine. Que ce soit pour les médecins généralistes, les ophtalmologues, les chirurgiens, les kinésithérapeutes, que ce soit pour prendre rendez vous, faciliter les consultations téléphoniques ou autres activités similaires de la part des patients ; votre travail ne vous permet pas toujours de répondre à tous les coups les exigences des patients.

Forte heureusement, une des brillantes innovations que la révolution technologique n’ait pu apporter pour le domaine de la médecine a donné naissance aux services de secrétariat médical. La démocratisation de l’Internet a fait que l’externalisation du secrétariat médical classique est rendue possible. Ils allègent la charge dans les cabinets, les centres hospitaliers ou encore les laboratoires d’analyse en apportant plus de souplesse dans la gestion immédiate des patients.

Quels sont les rôles d’un secrétaire médical ?

La secrétaire médicale est celle qui prend en compte les demandes du patient pour le transmettre par la suite à un personnel soignant. La mise en relation des deux côtés se fait par le biais des appels téléphoniques en général. La fonction de secrétariat lui impose un rôle d’interlocuteur qui renseigne la patientèle du planning de la structure médicale pour qu’il travaille afin d’assurer la gestion de prise d’appels, d’arranger les rendez-vous selon la disponibilité du médecin, de traiter les dossiers des patients, de rédiger des comptes-rendus et de déterminer la nécessité ou non d’une consultation médicale.

Toutefois, ces nombreuses occupations exigent des qualités dont le pratiquant doit formellement posséder : une aisance relationnelle au téléphone et une connaissance du domaine médical. En effet, comme le travail consiste tout d’abord à prendre des appels téléphoniques, il faut veiller à accueillir chaque patient avec le plus de privilèges possible. Vous devez anticiper les mises en attente trop longue pour éviter tout mécontentement de la part des patients malgré le nombre d’appels entrants par jour. Ce dernier qui reste toujours un souci pour les secrétaires classiques. La maîtrise de l’agenda du médecin doit aller de soi et la connaissance du vocabulaire médicale doit être impeccable.

Pourquoi faire appel à un service de secrétariat téléphonique ?

L’essor de l’Internet a permis l’externalisation du secrétariat traditionnel. Actuellement, la prise de rendez-vous téléphonique est devenue automatique. Cela dit, les secrétaires externalisés peuvent exécuter la même tâche que les secrétaires classiques et faire même plus qu’eux. Les praticiens à distance sont en permanence sur le téléphone vu le nombre d’appels à exécuter tout en offrant le même service que le secrétariat traditionnel. Par rapport à leur flexibilité, ils sont aptes à traiter tous les appels entrants dans un centre médical selon des consignes bien précises qui leur sont données préalablement et qu’ils enregistrent dans leurs outils de travail. De ce fait, la présence d’un médecin n’est plus obligatoire.

Cette permanence téléphonique fait que les attentes pendant les appels sont complètement évitées, et que les risques de rater un rendez-vous sont réduits. De plus, la réception des appels est automatisée, vous pouvez même personnaliser les directives à transmettre aux télésecrétaires par exemple sur les appels à privilégier ou pour les rappels importants. Néanmoins, vous devez veiller à bien choisir le service de secrétariat téléphonique avec qui vous voulez collaborer, car l’honneur de votre cabinet en dépend. En effet, des secrétaires mal formés ou non expérimentés peuvent négliger les demandes des patients. Il se pourrait aussi qu’il y ait des failles sur sa connaissance au point de le mener à changer partiellement ou complètement les informations qu’il donne aux patients. De ce fait, il est judicieux de bien analyser et de se renseigner sur les divers services qui existent sur le marché professionnel pour éviter toute mésaventure.